Keterampilan Membagi Tugas

Saat menghadapi timbunan pekerjaan, dan Anda berlomba dengan waktu, mungkin Anda akan mendelegasikan tugas-tugas rutin yang membosankan hanya supaya tugas-tugas itu diselesaikan dengan cepat. Akan tetapi, tidak semua tugas di meja Anda mendesak, jadi Anda harus mampu menggunakan prinsip pendelegasian dengan tepat untuk tugas-tugas tersebut. Berikut ini ada beberapa langkah untuk mendelegasikan tugas agar dapat berhasil dengan baik.

1. Meninjau Kembali Tugas yang Akan Didelegasikan dan Menyiapkan Tujuan

Menyiapkan tujuan merupakan langkah pertama dalam hampir semua keterampilan manajemen karena jika Anda tidak mengetahui ke mana Anda pergi, kesempatan Anda untuk tiba di tujuan akan sungguh terhalang. Sebuah sasaran merupakan suatu tujuan: sekali Anda mengetahuinya, Anda dapat merencanakan jalurnya, memperkirakan berapa waktu yang dibutuhkan untuk sampai ke sana, mengetahui apakah alternatif lain atau jalan pintas akan menolong atau tidak, dan mengetahui apabila Anda telah mencapai akhir perjalanan.

Jadi, mulailah dengan mengidentifikasi tugas dan menyiapkan sasaran untuk tugas tersebut. Kumpulkan sekelompok tugas yang memiliki sasaran sama. Jadi, jika Anda perlu mengerjakan beberapa penelitian untuk proposal Anda, carilah seseorang untuk melakukan semua itu -- pembiayaan, tampilan data, pilihan paket, perbandingan pesaing, dan yang lainnya. Sasarannya adalah untuk menemukan data yang akan mendukung proposal Anda dan membuatnya menjadi lebih meyakinkan.

2. Tetapkan Siapa yang Akan Mendapat Delegasi Tugas

Tidak semua tugas akan cocok untuk semua orang. Jika waktu bukanlah masalah utamanya, cobalah untuk "meregangkan" orang dengan tugas yang Anda delegasikan kepada mereka. Mereka akan mengetahui bahwa itu berguna. Bahkan, tugas yang penting dapat diberikan kepada seseorang yang terampil dan memiliki kemampuan walaupun dia tidak memiliki pengalaman terhadap tugas tersebut. Dengan cara itu, Anda terus-menerus membangun pengalaman dan kemampuan tim Anda.

Demikian juga, tidak ada gunanya memberikan tugas yang tidak sesuai dengan orang yang menerima tugas itu. Itu hanya akan menyia-nyiakan bakatnya. Jika Anda ingin seseorang melakukan penelitian Anda, carilah seseorang yang cukup metodis dan memiliki kemampuan yang baik untuk berinteraksi dengan orang-orang jika mereka perlu mendapatkan informasi tentang para pesaing dari para pemasok, atau untuk membujuk seseorang yang sibuk meluangkan waktunya untuk membantu mencari data-data. Jangan mendelegasikan tugas itu kepada seseorang yang berpikiran pendek, yang baik dalam memulai segala sesuatu, namun kemudian ingin cepat-cepat memulai tugas berikutnya tanpa melihat hal itu secara mendalam.

Berpikir cerdas: Ketika Anda dikejar waktu, carilah orang yang berpengalaman.

Jika Anda sedang terburu-buru, merupakan ide yang baik untuk mendelegasikan tugas kepada seseorang yang sudah mengerti bagaimana menjalankan tugas itu dengan bantuan yang relatif sedikit dari Anda. Namun, jika Anda memiliki waktu, berusahalah untuk mencari seseorang yang akan lebih "diregangkan" dengan tugas itu, dan yang akan belajar dari tugas tersebut. Sekali Anda melatih mereka, mereka akan termotivasi dan Anda akan memiliki seseorang lain yang terampil untuk kembali mendapat tugas di waktu mendatang.

3. Tetapkan Parameter/Ukuran

Anda memberikan delegasi tugas kepada seseorang dengan sebuah sasaran. Mereka perlu tahu apa yang seharusnya mereka capai dan alasannya. Namun, mereka akan membutuhkan lebih daripada itu. Mereka akan ingin mengetahui berapa waktu yang mereka miliki, otoritas apa yang mereka miliki (misalnya, untuk mendapat masukan dari orang lain), dan sebagainya. Jadi, Anda perlu menyediakan:

• sasaran,

• batas waktu,

• standar kualitas,

• anggaran pendanaan,

• batasan otoritas, dan

• rincian berbagai sumber daya yang tersedia.

Namun, Anda tidak perlu mengatakan bagaimana cara mereka melakukan tugas tersebut. Anda hanya harus memberi tahu semua hal yang mereka butuhkan untuk memberikan hasil yang Anda inginkan -- termasuk kapan Anda menginginkan hasil itu, berapa biaya yang Anda inginkan, dsb.. Namun, tentang bagaimana cara mereka mencapainya, itu terserah mereka. Untuk kembali pada analogi sasaran sebagai tujuan, mereka bebas untuk merencanakan jalur yang ingin mereka tempuh selama mereka dapat tiba tepat waktu, menggunakan bahan bakar dalam jumlah yang dapat diterima, dan tidak menghancurkan mobilnya. Apa pun cara yang mereka gunakan, mintalah mereka menggambarkan rute yang mereka tempuh, namun jangan membuat mereka mengubahnya sesuai keinginan Anda. Jika Anda mendapati ada masalah yang belum mereka antisipasi, tunjukkan dan biarkan mereka mencari penyelesaiannya.

Doronglah mereka untuk membicarakan tugas itu dengan Anda sehingga Anda dapat memastikan bahwa mereka sungguh-sungguh memahami apa yang diperlukan dan alasannya. Anda dapat memberikan beberapa ide selama Anda tidak mengarahkan mereka untuk mengadopsi pendekatan Anda.

Dukunglah sebisa Anda. Berikan jalan dengan meminta pimpinan departemen lain untuk ikut memberi dukungan dari timnya; katakan kepada mereka di mana dapat memperoleh informasi yang Anda ketahui namun tidak mereka ketahui; berikan akses kepada dokumen-dokumen yang membantu, biarkan mereka memiliki salinan dari rancangan proposal yang akan mereka lakukan (saya menganggap Anda menulis rancangan secara umum sebagai kelanjutannya).

Berpikir cerdas: Menggandakan

Jika tugas yang ada merupakan sebuah proyek yang besar, atau jika itu proyek kecil namun dengan waktu yang terbatas, Anda selalu dapat mendelegasikannya ke lebih dari satu orang. Biasanya, pendekatan terbaik adalah dengan menunjuk seorang pimpinan proyek. Anda juga harus memberikan pengarahan kepada setiap orang secara bersamaan sehingga mereka semua dapat mengetahui apa yang perlu dilakukan.

Jadwalkan sesi tanya jawab untuk proyek utama yang berjangka panjang. Bahkan, untuk sebuah tugas yang singkat, periksalah bagaimana itu berjalan -- sering kali, tanya jawab secara informal lebih berhasil daripada sesi formalnya. Ini memberi mereka kesempatan untuk memeriksa bersama Anda bahwa mereka berada di jalurnya, bahwa mereka tidak menghabiskan waktu pada terlalu banyak detil, atau kehilangan sudut pandang. Ini akan meningkatkan kepercayaan diri mereka dalam pekerjaan yang mereka lakukan, dan meyakinkan Anda kembali bahwa segala sesuatu berada pada jalurnya.

Namun, mengamati tidaklah berarti ikut campur. Perhatikan tanda-tanda ketika mereka membuat kesalahan dan tidak menyadarinya, namun jangan terlalu rewel dengan kesalahan yang berulang. Hal tersebut tidak dapat dielakkan, dan Anda sendiri mungkin juga melakukan kesalahan-kesalahan yang sama jika Anda yang melakukan tugas tersebut. Anda harus ikut campur hanya jika terjadi kesalahan serius, dan dalam kerangka untuk mengembalikan pekerjaan pada jalurnya. Mengalihkan sebuah tugas dari seseorang merupakan pelemahan motivasi yang sangat dalam dan hanya boleh dilakukan dalam situasi yang sangat ekstrem. Jika Anda mendelegasikan tugas secara benar dari awal, seharusnya itu tidak terjadi.

Setelah tugas diselesaikan, duduklah bersama dengan anggota tim yang terlibat dan evaluasilah apa yang telah mereka jalani. Berikan pujian dan pengakuan yang diperlukan, bahkan, jika hasilnya mengecewakan pun, cobalah temukan aspek-aspek lain dari hasil yang telah mereka capai untuk dipuji. Pastikan bahwa mereka dan Anda, telah belajar beberapa hal yang Anda butuhkan dari pelaksanaan kegiatan. Dan, ingatlah bahwa puncak tanggung jawab atas sebuah kegagalan, seperti halnya keberhasilan, berada di tangan Anda.

Berpikir Cerdas: Pengawasan

Hanya karena Anda dikejar waktu, bukan berarti Anda tidak dapat mengamati kemajuan. Lagi pula, Anda tetap perlu merasa yakin bahwa tugas dikerjakan secara tepat. Jika Anda telah mendelegasikan tugas mendesak yang harus diselesaikan di akhir waktu kerja, Anda tetap dapat memunculkan diri Anda di seluruh ruangan kantor di sepanjang sore hari, untuk memastikan bahwa segala sesuatu berjalan dengan baik.

Itu semua merupakan prinsip dasar dari delegasi. Jadi sekarang, lakukanlah itu, setidaknya sejauh yang dapat Anda paksakan dari waktu yang Anda miliki saat ini. Sebelum Anda bergerak untuk menghadapi pekerjaan Anda yang lain, kerjakan dan delegasikan segala sesuatu yang benar-benar penting dan harus diselesaikan dalam waktu 24 jam.

Sekarang, singkirkan sisa pekerjaan Anda lainnya untuk didelegasikan (tetap dalam kelompok tugas berdasarkan prioritas) sehingga Anda dapat mendelegasikannya di lain waktu dan memberi waktu untuk memikirkannya secara tepat, berdasarkan prinsip-prinsip yang telah kita lihat. Nah, seharusnya ada sejumlah besar timbunan pekerjaan Anda yang dapat diselesaikan.

Jadi, jangan memandang delegasi sebagai cara untuk mengurangi beberapa pekerjaan yang tidak Anda sukai atau karena tidak memiliki waktu untuk mengerjakannya. Sebenarnya, itu merupakan kesempatan kunci untuk melatih keterampilan Anda sebagai manajer dalam membangun sebuah tim.

Berpikir Cerdas: Majulah

Jika Anda mendelegasikan pekerjaan dengan baik pada saat Anda memerlukannya untuk diselesaikan, tentukanlah batasan waktu yang dapat memberi Anda waktu ekstra untuk membangun proyek Anda sendiri selanjutnya. Sebagai contoh, Anda dapat meminta penelitian untuk proposal Anda diselesaikan dan diberikan kepada Anda sepuluh hari sebelum Anda membuat proposal itu -- memberi Anda cukup waktu untuk menggabungkannya dengan tugas Anda sendiri. (t/Okti)

Diterjemahkan dan disunting dari: