PENDELEGASIAN
Sebenarnya, apakah pendelegasian itu? Ada yang berkata, "Sharing is
delegation." Pernyataan ini adalah prinsip dasar umum yang
menjelaskan apa sebenarnya pendelegasian itu. Bagian ini secara
khusus akan menguraikan pengertian pendelegasian serta semua aspek
terkait yang ada di dalamnya.
PENGERTIAN PENDELEGASIAN
- Pendelegasian ialah proses terorganisir dalam kerangka hidup
organisasi/keorganisasian untuk secara langsung melibatkan
sebanyak mungkin orang dan pribadi dalam pembuatan keputusan,
pengarahan, dan pengerjaan kerja-yang berkaitan dengan pemastian
tugas.
- Pendelegasian ialah tindakan memercayakan tugas (yang pasti dan
jelas), kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan
pertanggungjawaban kepada bawahan secara individu dalam setiap
posisi tugas. Pendelegasian dilakukan dengan cara membagi tugas,
kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, serta
pertanggungjawaban, yang ditetapkan dalam suatu
penjabaran/deskripsi tugas formil dalam organisasi.
DASAR PENDELEGASIAN
Pokok pembahasan tentang dasar pendelegasian ini berupaya untuk
menjawab pertanyaan "mengapa pendelegasian itu penting?" Atau
"mengapa pendelegasian itu penting dalam hidup dan kerja suatu
organisasi?" Pendelegasian itu sangat penting bagi hidup dan kerja
setiap organisasi dengan alasan-alasan mendasar berikut di bawah
ini.
- Pemimpin hanya dapat bekerja bersama dan bekerja melalui orang
lain, sesuatu yang hanya dapat diwujudkannya melalui
pendelegasian.
- Melalui pendelegasian, pemimpin memberi tugas, wewenang, hak,
tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban kepada bawahan
demi pemastian tanggung jawab tugas (agar setiap individu peserta
suatu organisasi berfungsi secara normal).
- Dengan pendelegasian, pekerjaan keorganisasian dapat berjalan
dengan baik tanpa kehadiran pemimpin puncak atau atasan secara
langsung.
- Dalam pendelegasian, pemimpin memercayakan tugas, wewenang, hak,
tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban yang sekaligus
"menuntut" adanya hasil kerja yang pasti dari bawahan.
- Dalam pendelegasian, pemimpin memberikan tugas, wewenang, hak,
tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban yang sepadan
bagi pelaksanaan kerja sehingga bawahan dengan sendirinya
dituntut untuk bertanggung jawab penuh dalam pelaksanaan kerja.
SIFAT DELEGASI
- Pendelegasian tidak sama pada setiap tingkat hierarki organisasi.
Besar kecilnya pendelegasian adalah sesuai dengan tugas, hak,
wewenang, kewajiban, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban
setiap individu dalam hierarki organisasi.
- Pendelegasian tidak dapat ditransfer dari satu tugas ke tugas
yang lain dalam suatu organisasi karena satu pendelegasian
berlaku untuk satu tugas saja.
SIKAP TERHADAP DELEGASI
Ada beberapa sikap terhadap delegasi/pendelegasian yang memiliki
efek negatif ataupun positif. Sikap-sikap tersebut adalah sebagai
berikut.
- Pemimpin sering tidak mendelegasikan tugas karena pelbagai
alasan, yaitu pemimpin tidak tahu atau takut, dan mempertahankan
status quo, serta tidak memercayai orang lain/mencurigai orang
lain.
- Pemimpin sering mendelegasikan semua tugas karena pemimpin tidak
tahu ataupun ingin membebaskan diri/meringankan diri dari
kewajibannya.
- Pemimpin sering mendelegasikan sedikit tugas karena pemimpin
takut atau sangat hati-hati, atau kurang/tidak percaya.
- Pemimpin dapat dan patut mendelegasikan tugas dengan bertanggung
jawab. Hal ini dapat dilakukan dengan memerhatikan beberapa
faktor penting berikut ini.
- Tugas yang tepat harus diberikan kepada orang yang tepat pula,
sesuai dengan kapasitas/kompetensi yang ada padanya.
- Tugas yang tepat yang akan didelegasikan harus sepadan dengan
wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan
pertanggungjawaban yang tepat pula.
- Memercayakan suatu tugas harus disertai perhitungan waktu yang
tepat, kondisi yang tepat dalam suatu sistem manajemen terpadu
yang baik.
- Pendelegasian harus dilaksanakan dengan ekspektasi pragmatis
yang didukung oleh sistem pengawasan yang baik guna
menciptakan efektivitas dan efisiensi kerja serta produksi
yang tinggi.
- Pemimpin sebagai pemberi tugas harus secara konsisten
memberikan dukungan penuh ("backing") kepada setiap bawahan
yang menerima pendelegasian tugas darinya.
- Pendelegasian yang dilaksanakan dengan cara yang tepat, dapat
didefinisikan sebagai empat hal berikut.
- Cara bijaksana, yaitu sikap bertanggung jawab penuh dari
pemimpin dan bawahan. Pemimpin melaksanakan pendelegasian
serta memberi dukungan, sementara bawahan siap serta taat
kepada pemimpin dalam melaksanakan tugas/tanggung jawab yang
dipercayakan kepadanya.
- Cara konsistensi, yaitu sikap pasti yang terus-menerus
dipertahankan oleh pemimpin dan bawahan, antara lain:
- tetap (tidak berubah) -- berdasarkan ketentuan/polisi
kerja organisasi yang berlaku;
- teratur (berdasarkan sasaran/kecepatan/ketertiban yang
diminta) -- sesuai dengan sistem manajemen organisasi yang
ada.
- terus-menerus (mencegah/mengatasi hambatan dengan bekerja
secara tetap) -- yaitu sesuai dengan tuntutan kerja dan
batas waktu yang telah ditetapkan.
- Efektif dan efisien, yaitu memperhitungkan faktor kualitas
dan kuantitas kerja.
- Pragmatis dan produktif, yaitu berorientasi kepada hasil
atau produksi tinggi, sesuai dengan perencanaan.
SIKAP PEMIMPIN TERHADAP PENDELEGASIAN
Pendelegasian hanya akan berfungsi secara efektif apabila pemimpin
memahami dan mengambil sikap yang tepat terhadap pendelegasian itu.
- Pemimpin tertinggi dan yang setingkat di atas setiap bawahan
bertanggung jawab penuh atas tugas yang didelegasikan dengan
memberi dukungan penuh kepada bawahan dengan memenuhi apa yang
dibutuhkan dalam menjalankan tugas.
- Pemimpin yang mendelegasikan tugas bertanggung jawab memberi
kredit kepada setiap pelaksana tugas atas hasil kerja yang telah
diperlihatkannya.
- Pemimpin yang mendelegasikan tugas mutlak bertanggung jawab penuh
atas sukses atau gagalnya suatu pelaksanaan kerja serta segala
konsekuensi yang ditimbulkan oleh setiap bawahannya.
POLA PENDELEGASIAN
Pola pendelegasian yang membawa hasil memiliki ciri-ciri khusus yang
harus dipahami oleh setiap orang. Ciri-ciri khusus tersebut dapat
dijelaskan sebagai berikut.
- Pendelegasian yang menghasilkan bukanlah pendelegasian
pesuruh/babu
"Jalankan ini, jalankan itu, lakukan ini, lakukan itu, dsb."
Pendelegasian yang sebenarnya tidak berfokus pada prosedur-
prosedur dan cara-cara yang digunakan, tetapi terarah kepada
upaya pencapaian sasaran/target dan hasil-hasilnya. Prosedur
dapat ditetapkan dalam polis/suatu ketentuan, tetapi cara/metode
harus dicari sendiri dan dikembangkan oleh setiap pekerja.
- Pendelegasian yang menghasilkan adalah pendelegasian
penatalayanan, yaitu pendelegasian yang berwawasan serta
bertujuan melayani. Aspek-aspek pendelegasian ini dikemukakan di
bawah ini.
- Fokus pendelegasian adalah hasil kerja yang diharapkan
tercapai, dalam upaya menggapai sasaran/tujuan akhir dari
organisasi.
- Pendelegasian dilaksanakan dengan sikap hormat yang didasarkan
atas penghargaan dan kesadaran terhadap diri sendiri sebagai
sesuatu yang "berharga", serta memerhatikan harga diri dan
kehendak bebas orang lain, di mana setiap pekerja dipandang
sebagai subjek, dan bukan objek kerja.
- Pendelegasian yang menghasilkan melibatkan harapan-harapan
yang meliputi bidang berikut.
- Menekankan pada tercapainya hasil-hasil yang didambakan atau
diinginkan pada waktu depan yang telah ditentukan ("desired
results").
- Pendelegasian menyatakan dengan tegas tentang apa yang
harus dicapai, bukan bagaimana mencapainya, di mana fokus
utama diarahkan kepada hasil produksi.
- Pendelegasian memberikan tugas, wewenang, hak, tanggung
jawab, kewajiban membuat/memberi laporan pada awal tugas,
dalam tugas, dan akhir tugas untuk diketahui dan
dievaluasi oleh pemimpin.
- Pelaksanaannya dilandasi pedoman/petunjuk ("guidelines")
yang jelas, baik bagi tugas maupun pelaksana tugas. Artinya
pendelegasian menyatakan pedoman-pedoman, larangan-larangan,
dan batas-batas dimana seseorang harus bekerja/melakukan
kewajibannya. Hal ini menolong setiap orang untuk bekerja
dengan baik/patut.
- Melibatkan sumber-sumber daya ("resources") yang pasti.
Pendelegasian menyatakan (disertai dengan pernyataan) akan
adanya sumber-sumber daya, antara lain sumber daya manusia,
keuangan, teknis, atau organisasi yang dapat dipakai
seseorang untuk menyelesaikan tugas yang didelegasikan
kepadanya.
- Dinyatakan dengan adanya tanggung jawab dan
pertanggungjawaban ("responsibility" dan "accountability").
Pendelegasian menyatakan patokan yang akan digunakan untuk
menilai hasil/prestasi akhir, yang diwujudkan dengan adanya
tanggung jawab dan pertanggungjawaban kerja yang dapat
dilakukan dengan membuat/memberi pelaporan pada awal
tugas, dalam tugas, dan akhir tugas untuk diketahui dan
dievaluasi oleh pemimpin.
- Mempertimbangkan risiko-risiko yang akan terjadi atau
ditindaki ("consequences"). Pendelegasian dapat menyatakan
akibat-akibat yang akan terjadi, yang baik maupun yang tidak
baik, sebagai hasil dari suatu pekerjaan atau tugas yang
didelegasikan. Akibat-akibat ini dapat diukur melalui
evaluasi/pengkajian yang dilakukan dengan meneliti deskripsi
tugas dan hasil kerja atau produk yang telah dilakukan atau
dihasilkan. Dengan menanyakan apakah semuanya ini telah
dilakukan dengan baik dan sesuai dengan rencana, ketentuan
dan prosedur, ataukah malah sebaliknya.
MEMASTIKAN PELAKSANAAN PENDELEGASIAN
Untuk memastikan bahwa pendelegasian berlangsung dengan baik, hal
berikut harus diperhatikan.
- Sangatlah perlu menerapkan supervisi/pengawasan yang bersifat
langsung/tidak langsung, untuk memastikan bahwa pendelegasian
berjalan dengan baik.
- Sistem dan peluang untuk menerima masukan, yang bersifat
terkontrol dan tidak terkontrol juga perlu disiapkan.
- Masukan terkontrol dapat dilaksanakan dengan wujud laporan
berkala dan laporan insidentil (dalam bentuk tertulis/lisan).
- Masukan tidak terkontrol dapat dilihat pada hasil nyata yang
dicapai dalam pengerjaan tugas, atau cara lain, antara lain
menyediakan peluang/kondisi untuk berdiskusi secara terbuka
dengan para bawahan, mendengar keluhan mereka, dsb., atau
penemuan langsung yang ditemui di lapangan.
MASALAH PENDELEGASIAN
Dalam pendelegasian, sering kali timbul masalah yang bersumber pada
fakta berikut.
- Tugas yang didelegasikan terlampau banyak, atau terlalu sedikit,
yang dalam kenyataannya tidak sesuai dengan kapasitas bawahan.
- Tidak ada pelatihan bagi tugas, baik pelatihan tugas, atau
latihan di dalam tugas ("in-service training").
- Informasi yang kabur. Yang bersumber dari pemimpin yang "kurang
jelas" dalam berkomunikasi dengan para bawahan, atau gengsi dari
bawahan, yang walaupun tidak memahami suatu informasi, tetapi
malu untuk bertanya.
- Komando dari atas yang datang dari dua sumber yang berbeda. Ini
menciptakan kebingungan bagi dan di antara para bawahan yang
dihadapkan dengan pertanyaan, "perintah yang mana yang harus
dituruti?"
- Bawahan tidak mengerti nilai dari tugas yang diinformasikan.
Apakah tugas tersebut sangat mendesak karena bernilai primer atau
dapat ditunda karena sifatnya yang kurang penting, dsb.
- Harapan pemimpin yang berlebihan, tanpa mengetahui dengan jelas
akan kemampuan para bawahannya dengan pasti.
- Motivasi dan harapan para bawahan yang bersifat kompleks terhadap
pemimpin, tugas, imbalan, situasi/kondisi, dsb.
Setiap pemimpin yang baik perlu memahami serta menerapkan
pendelegasian dengan penuh tanggung jawab apabila ia menghendaki
keberhasilan dalam kepemimpinannya. Pemimpin yang baik akan memahami
bahwa ia hanya dapat bekerja dengan baik apabila ia dapat bekerja
bersama dan bekerja melalui orang lain (para bawahan). Untuk
mewujudkan kerja sama ini, pemimpin dapat mewujudkannya melalui
pendelegasian, dimana pendelegasian dapat dilakukannya berdasarkan
patokan yang telah disinggung di depan.
Sumber diambil dan diedit dari:
Judul buku | : | Kepemimpinan yang Dinamis |
Judul bab | : | Aspek-Aspek Kepemimpinan |
Penulis | : | Pdt. Dr. Yakob Tomatala |
Penerbit | : | Gandum Mas, Malang 1997 |
Halaman | : | 195 - 205 |
==================================**==================================