Perencanaan
Diringkas oleh: Puji Arya Yanti
Untuk penyerahan tugas dan tanggung jawab yang efektif, Anda harus
merencanakannya dengan tepat. Anda tidak boleh hanya meletakkan
semuanya di nampan dan membaginya kepada orang lain.
Ada lima hal penting yang dibahas dalam perencanaan penyerahan
tugas, yakni menentukan tugas, menetapkan parameter, mengenali
kandidat, merencanakan, serta tanggung jawab, pertanggungjawaban
dan, otoritas.
Perencanaan sangat penting untuk penyerahan tugas dan tanggung jawab
yang baik dan efisien. Tugas-tugas rutin yang ringan sudah pasti
dapat diserahkan tanpa pertimbangan yang rumit, tetapi untuk tugas
dan proyek yang lebih berbobot, harus direncanakan. Karena
perencanaan yang tidak memadai dapat membuat orang yang menerima
penyerahan tugas dan tanggung jawab menjadi terbebani, tidak
mengerti tujuannya, dan menderita karena merasa kurang didukung. Hal
ini justru tidak akan memotivasi mereka dan juga akan membawa Anda
jauh dari hasil yang diharapkan.
MENENTUKAN TUGAS
Tetapkan secara tegas tugas-tugas yang akan diserahkan kepada orang
lain. Hal ini akan membantu dalam menunjukkan tugas yang tidak perlu
dan produktif.
Menilai dan Memikirkan
- Ukur beban kerja Anda.
- Kenali tugas yang perlu Anda kerjakan secara khusus.
- Tugas lain berarti potensial untuk diserahkan.
Mengenali Pilihan-Pilihan Sederhana
- Kenali tugas yang dapat dikerjakan orang lain tanpa pelatihan
atau petunjuk.
- Serahkan tugas-tugas tersebut!
Menentukan Kebutuhan akan Pelatihan
- Ketahui tugas yang bisa diserahkan sesudah memberi beberapa
pelatihan atau pengarahan kepada seseorang.
- Putuskan jenis pelatihan yang diperlukan.
- Apakah memungkinkan?
Menentukan Bagian Proyek
- Kenali bagian-bagian proyek yang bisa Anda delegasikan, misalnya
satu bagian dari sebuah proyek besar.
Pertimbangkan Secara Menyeluruh
- Ketahui tugas yang tidak perlu dikerjakan.
- Periksa apakah tugas itu benar-benar menghabiskan waktu; jika
memang demikian, hentikan secepatnya.
- Rundingkan dengan orang yang tepat untuk menghentikannya (jangan
hanya menghentikan karena mungkin tugas itu benar-benar
diperlukan di suatu bagian lain dalam organisasi).
- Sebagai alternatif, barangkali Anda perlu mempertimbangkan
untuk mendelegasikan tugas itu ke luar.
MENETAPKAN PARAMETER
Ketika menetapkan suatu tugas yang akan didelegasikan, tetapkanlah
parameter, yang berarti memutuskan sampai di tingkat mana
penyerahan tugas dan tanggung jawab akan dilakukan.
Tiga tingkat penyerahan tugas dan tanggung jawab:
- Mendelegasikan unsur kecil suatu tugas atau proyek.
- Mendelegasikan sebagian -- menyerahkan suatu tugas atau proyek,
tetapi seluruh tanggung jawab tetap berada di tangan Anda sehingga
orang tersebut harus memberi laporan secara teratur kepada Anda
untuk instruksi selanjutnya.
- Mendelegasikan seluruh tugas atau proyek.
Dalam beberapa hal, ada juga tipe ke empat. Kita sering mendengar
kata lepas tangan, yaitu ketika Anda melimpahkan suatu tugas atau
proyek kepada seseorang tanpa memberi penjelasan, saran, atau pun
dukungan.
Tipe ini berarti melepaskan seluruh tanggung jawab, apakah akan
berhasil atau gagal, kepada orang lain dan juga akan membuat orang
merasa terbebani dan melemahkan motivasi.
Keuntungan mendelegasikan seluruh tugas:
- Pada dasarnya, semakin banyak tugas yang Anda delegasikan,
semakin baik bagi orang lain.
- Mereka akan melihat pekerjaan sebagai hal yang saling berkaitan,
yang berarti jauh lebih menyenangkan.
- Meningkatkan penggunaan inisiatif sendiri.
- Mengurangi kebingungan.
- Menghemat waktu koordinasi yang tidak perlu dan tidak efisien.
Keuntungan pendelegasian sebagian:
- Mula-mula, atau jika Anda atau yang lain tidak yakin dengan
kemampuan mereka, delegasikan subtugas, bukan keseluruhan tugas
utama.
- Anda dapat selalu mengatur untuk mendelegasikan semua tugas.
- Membangun kepercayaan diri, selama mereka tahu yang mereka
punyai hanya sebagian tugas pokok jika mereka melakukan
kesalahan.
- Anda sendiri dapat menjadi lebih percaya diri karena risiko
mereka melakukan kesalahan tidak terlalu besar.
- Anda dapat mendelegasikan tugas kepada staf baru atau
orang-orang yang tidak berpengalaman, dan mereka tdak perlu
bertanggung jawab.
Parameter untuk Manajer
Ada empat aturan emas yang harus Anda perhatikan sebagai parameter
untuk pendelegasian yang Anda lakukan.
- Jangan pernah mengambil kembali pekerjaan -- paling tidak, jangan
lakukan jika Anda masih mungkin membantunya.
- Jangan pernah melakukan perubahan pada tugas -- hal ini tentu
sulit jika tugas itu berkembang terus atau bukan merupakan tugas
tetap.
- Jangan pernah mendelegasikan ulang kepada orang lain -- ini tidak
hanya merendahkan orang yang pertama kali diserahi tugas, tetapi
juga seperti pengumuman terbuka atas ketidakmampuan mereka
dibandingkan orang lain yang diserahi tugas itu saat ini.
- Jangan pernah memberikan tugas yang sama kepada lebih dari satu
orang -- memang menyenangkan menilai orang dengan membandingkannya
dengan orang lain.
Apakah yang Sebetulnya Anda Inginkan?
Waktu yang saat ini dihabiskan untuk menetapkan pekerjaan akan
membuat pekerjaan tersebut lebih sederhana dalam jangka panjang.
- Tugas apa?
- Apakah standarnya?
- Sampai kapan?
- Seberapa akuratkah?
- Bagaimana ukuran atau penilaian hasilnya?
- Apakah batasannya:
- waktu?
- uang?
- sumber daya?
- orang?
- Seberapa banyak otonomi yang dapat Anda berikan?
- Apakah Anda memerlukan laporan balik, kalau iya, kapan?
MENGENALI KANDIDAT
Memutuskan siapa yang akan menerima pendelegasian dapat menjadi
sesuatu yang sangat sulit. Kebanyakan orang tidak pernah
benar-benar duduk dan membuat keputusan yang logis -- mereka hanya
melihat siapa yang sedang bebas dan dapat mengerjakan pekerjaan itu,
lalu mendelegasikannya kepada mereka.
Jadi, latihan menyediakan waktu sejenak untuk memerhatikan keahlian
dan pengalaman seseorang dapat memperlihatkan kepada Anda kesempatan
pendelegasian baru yang belum pernah Anda pikirkan sebelumnya!
Memahami Orang
- Selidiki keahlian, kemampuan, pengalaman, dan minat mereka.
- Audit adalah latihan yang berguna -- Anda mungkin menemukan
bahwa semua orang punya keahlian yang tidak pernah Anda ketahui
sebelumnya.
- Jangan meremehkan minat seseorang.
- Orang yang tekun mempelajari sesuatu jauh lebih berharga
daripada orang yang mengerjakan tugas karena keharusan.
Pikirkan Pilihan Anda
- Apakah mereka punya waktu untuk mengerjakan tugas itu? Tidak
ada gunanya mendelegasikan jika seseorang sudah kelebihan
pekerjaan.
- Apakah mereka punya kemampuan? Apakah mereka bisa mengerjakan
tugas itu segera?
- Bisakah Anda memberi latihan kepada mereka? Jika orang-orang
tidak memunyai pengalaman atau keahlian, tetapi kemampuan --
potensi masa depan untuk belajar bagaimana cara mengerjakan
tugas itu -- Anda dapat mendelegasikan kepada mereka dengan
memberi latihan terlebih dahulu.
- Apakah mereka menikmatinya? Tak ada aturan yang mengatakan
bahwa Anda tidak bisa memberikan pekerjaan yang hebat kepada
seseorang. Akan tetapi, jika Anda mencoba menyelaraskan minat
dan suka mendelegasikan, Anda akan lebih bahagia, lebih banyak
orang yang bersedia di sekeliling Anda.
MERENCANAKAN
Sekarang Anda dapat merencanakan bagaimana cara mendelegasikan
tugas tersebut.
Sebelum Mendelegasikan
- Apakah mereka memahami tujuan tugas itu?
- Apakah mereka memunyai keahlian atau potensi untuk mengerjakan
pekerjaan itu?
- Apakah ada orang yang pernah mengerjakan tugas itu sebelumnya
sehingga mereka dapat meminta petunjuk?
- Apakah Anda mengetahui kekuatan dan kelemahan mereka?
- Apakah Anda percaya mereka akan sukses?
- Apakah mereka yakin dengan pekerjaan tersebut?
- Apakah mereka ingin melakukannya atau perlu diyakinkan lebih
dahulu?
- Apakah tugas itu sesuai dengan jadwal/beban kerja mereka?
- Dapatkah Anda memercayai mereka? Jika tidak, Anda akan
menghabiskan lebih banyak waktu untuk terus-menerus memantau
dibandingkan jika Anda mengerjakannya sendiri.
- Apakah mereka akan mengikuti prosedur?
- Apakah mereka belajar dari pengalaman?
- Apakah mendelegasikan akan menguntungkan Anda, mereka, atau
orang lain?
Hindari Pelimpahan
- Seimbangkan antara kesulitan dan kebosanan di antara pekerja.
- Cobalah bertindak adil dengan membicarakan tugas yang menarik,
menyenangkan, atau akan membuat pekerja tersebut diakui.
- Simpan beberapa tugas pokok untuk Anda sendiri -- supaya adil!
- Tanya apakah tugas itu mereka sukai atau tidak -- jangan pernah
berasumsi!
TANGGUNG JAWAB, PERTANGGUNGJAWABAN, DAN OTORITAS
Memberikan pekerjaan kepada orang lain bukan merupakan pendelegasian
yang efektif. Supaya berkembang, orang memerlukan beberapa ukuran
otoritas untuk membuat keputusan. Sangatlah membantu untuk memiliki
hal berikut:
- tanggung jawab,
- otoritas,
- dan pertanggungjawaban.
Semua itu akan membantu Anda untuk mengingat tujuan pendelegasian.
Tanggung Jawab
Problem umum dalam pendelegasian adalah memberi seseorang sebuah
pekerjaan dan memberi mereka tanggung jawab untuk itu. Jika orang
tidak menerima tanggung jawab atau jika mereka berpikir itu adalah
tanggung jawab Anda, segalanya tentu akan berjalan dengan tidak
semestinya.
Pertanggungjawaban
Pertanggungjawaban adalah sesuatu yang Anda delegasikan. Anda
membuat orang bertanggung jawab atas tugas itu kepada Anda, tetapi
Anda sendiri tetap bertanggung jawab untuk hasilnya -- sekalipun
Anda telah mendelegasikannya.
Otoritas
Memberikan otoritas kepada seseorang untuk melakukan sesuatu tanpa
memberitahukannya kepada orang lain akan membuat segalanya menjadi
sulit. Anda harus memberi arahan kepada karyawan lain bahwa
seseorang sudah Anda beri otoritas untuk melakukan tugas tersebut.
Jika orang tidak memiliki otoritas yang memadai, mereka tidak mampu
membuat keputusan tanpa petunjuk dari Anda, bahkan tidak dapat
bertindak sama sekali.
Menyeimbangkan Ketiganya
Pendelegasian terbaik mengandalkan pada pemberian otoritas yang
tepat dan mengumumkannya kepada semua orang yang berhubungan dengan
tugas tersebut. Dengan demikian, Anda membuat mereka bertanggung
jawab atas tugas itu kepada Anda, sekalipun tanggung jawab yang
sesungguhnya tetap berada di pundak Anda.
Jadi, jangan abaikan tanggung jawab Anda. Jika semua berjalan buruk,
tak perlu berkata: "Saya telah memberikan tanggung jawab untuk ini,
ini semua salahmu!" Ini benar-benar milik Anda. Ingat, Anda tidak
bisa memberikan tanggung jawab dan Anda tidak akan terlalu bersalah.
Segi baiknya adalah Anda dapat mencuri perhatian seseorang. Jika
Anda mengumumkan bahwa orang lain berkuasa atas pekerjaan itu, dan
jika mereka mengerjakannya dengan cukup baik, orang akan tahu bahwa
orang itu yang telah mengerjakannya, bukan Anda. Manajer yang buruk
senang mencuri kredit untuk sesuatu yang tidak mereka kerjakan. Ini
adalah manajemen yang buruk dan sangat menghilangkan motivasi.
KESIMPULAN
- Jangan pernah mendelegasikan tanpa memberi pertimbangan yang masuk
akal mengenai tugas itu. Apakah adil dan tepat untuk
mendelegasikan tugas ini?
- Tetapkan parameter dan tentukan secara tepat tugas yang ingin
Anda delegasikan dan bagaimana. Jika Anda tidak tahu apa yang
Anda inginkan, Anda tidak akan memperoleh kesempatan.
- Kenali kandidat untuk pendelegasian itu dan sesuaikan orang dan
tugasnya secara logis. Mengembangkan seseorang adalah satu hal,
tapi pastikan mereka mampu melakukan tugas itu, beri latihan dan
dukungan jika perlu.
- Rencanakan tugas yang akan Anda delegasikan, dan hindari
pelimpahan kepada seseorang.
- Beri otoritas, tetapi tetap pegang tanggung jawab untuk tugas
itu, dan buat orang bertanggung jawab untuk Anda.
Diringkas dan disesuaikan dari:
Judul buku | : | Delegating |
Judul bab | : | Perencanaan |
Penulis | : | Julie-Ann Amos |
Penerbit | : | PT Elex Media Komputindo, Jakarta 2002 |
Halaman | : | 21 -- 36 |